Zuschüsse

Der Stadtkirchenvorstand hat in seiner Sitzung am 15.08.2019 über die Verteilung zusätzlicher Finanzmittel für das Haushaltsjahr 2019 entschieden, die die Landeskirche bereitstellt (vgl. Rundverfügung G1/2019).

1. Die Mittel sind wie folgt zweckgebunden:
a) Hardwareausstattung je Gemeinde bis zu 800 €.
Laut Angebot der Firma AfB sind den landeskirchlichen Mindestanforderungen entsprechende Gebrauchtgeräte derzeit für ca. 600 € (Arbeitsplatzrechner) plus ca. 150 € (Monitor) bzw. ca. 700 € (Notebook-Rechner) erhältlich.
b) Hardwareausstattung für (Regional-) Diakone je bis zu 700 €

2. Gemeinden, die wegen Ihrer Größe mehrere Gemeindebüro-Standorte haben, können auf formlosen Antrag eine zusätzliche Förderung erhalten. Darüber entscheidet der EDV-Ausschuss nach Rücksprache mit der Abteilung Haushalt und Finanzen der Stadtkirchenkanzlei.

3. Alle Kirchengemeinden sollen mit folgenden EDV-Dienstleistungen unterstützt werden:
a) Schulung / Anleitung zu zentral vorgegebenen Themen im Umfang von zwei Stunden je Kirchengemeinde.
b) Beratung / Unterstützung nach Bedarf in Höhe von bis zu drei Stunden je Kirchengemeinde.
c) Bestandsaufnahme der EDV-Einrichtungen nach zentraler Vorgabe (eine Stunde je Kirchengemeinde).

4. Die Leistungen nach vorstehender Ziffer 3a und b werden nur gewährt, nachdem die Gemeinde an der Bestandsaufnahme gemäß Ziffer 3c mitgewirkt und die gewünschten Informationen gegeben hat. Hintergrund dafür ist das gemeinsame Interesse, weitere Optimierungshebel zu finden, z.B. verbesserte Einkaufskonditionen / Preise.

5. Die Möglichkeit, diese Zuschüsse in Anspruch zu nehmen, ist befristet bis Ende Februar 2020.

6. Für den Erhalt der vorgenannten Finanzierungszuschüsse ist keine gesonderte Antragstellung durch die Kirchengemeinden erforderlich. Alle Hardware-Rechnungen sind zunächst jedoch durch die Kirchengemeinden zu begleichen. Auf Basis der Rechnungsdaten, die die Firma AfB zur Verfügung stellt, werden die Zuschüsse spätestens zum Abschluss des Haushaltsjahres an die Gemeinden umgebucht.

7. Voraussetzung für den Erhalt der genannten Zuschüsse ist die Nutzung des Rahmenvertrages (Firma IEBL) bzw. der vom EDV-Ausschuss bereitgestellten Vertragsbedingungen (Firma AfB). Für Aufträge, die außerhalb dieser Regelungen erfolgen, wird der Zuschuss – auch bei gesonderter Antragstellung – nicht gewährt.

8. Aufträge, die im Jahr 2019 vor Beschluss dieser Zuschussregelungen mit vergleichbarem Leistungsinhalt bei den genannten Lieferanten erteilt wurden, können auf besonderen Antrag an den EDV-Ausschuss bezuschusst werden, so dass Kirchengemeinden, die insbesondere den Dienstleistungs-Rahmenvertrag bereits genutzt haben, keinen Nachteil erleiden.

9. Die Differenz zu ggf. höheren Gesamtkosten einer Beschaffung ist durch die Kirchengemeinden zu tragen. Übersteigt dieser Differenzbetrag den Schwellwert von 250 €, kann dieser überschießende Betrag nach den geltenden Regelungen der Finanzsatzung bezuschusst werden (siehe §15(2) und Anlage 3a Abschnitt 5: 40%, im Bedarfsfall bis 100%). Hierfür ist im Einzelfall eine Antragstellung an den Geschäftsführenden Ausschuss erforderlich.

Die Bindung der Zuschüsse an Aufträge bei der Firma AfB und dem Ingenieurbüro EBL hat folgende Gründe:

  • Die Verwendung von guten Gebrauchtgeräten, wie sie AfB anbietet, ist im Interesse einer nachhaltigen, ressourcenschonenden Beschaffung geboten und zudem wirtschaftlich sinnvoll. Die Firma AfB als gemeinnütziges Unternehmen ist wegen ihres integrativen Ansatzes dabei eine gute Wahl.
  • Im Zuge der Dienstleistungen soll ein Überblick der EDV-Situation in allen Gemeinden geschaffen werden, um eine Basis für weitere Entscheidungen zu schaffen, z.B. Optimierungspotenziale durch gemeinsame Beschaffung von Druckern, Kopierern, Telefonanlagen.
  • Durch eine Bündelung der Nachfrage nach EDV-Dienstleistungen auf den Anbieter IEBL werden die im Rahmenvertrag vereinbarten Staffelpreise wirksam, so dass insgesamt Geld eingespart wird.
  • Wenn jede Gemeinde über die Verwendung eines direkt zugewiesenen Betrages eigenständig verfügt, gibt es keine zentrale Übersicht der Verwendung der EDV-Sondermittel. Dann wäre der gegenüber dem Landeskirchenamt erforderliche Verwendungsnachweis mit erheblichem manuellen Aufwand für die Stadtkirchenkanzlei (Abt. Haushalt und Finanzen) verbunden.